Spinacz – instrukcja

Moduł Spinacz służy do automatycznego dodawania skanów pism do historii spraw egzekucyjnych jako czynność obca. Umożliwia również szybkie generowanie list dokumentów oraz definiowanie skanów, co znacząco ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i organizację.

Logowanie i uruchomienie modułu

Aby rozpocząć pracę z modułem:

1. Uruchom program Efektywny Komornik w przeglądarce internetowej.
2. Zaloguj się, używając tych samych danych logowania, co do programu Komornik SQL lub Kancelaria Komornika.

Konfiguracja początkowa

(wykonywana tylko przy pierwszym uruchomieniu)

Przed pierwszym użyciem modułu należy sprawdzić i – w razie potrzeby – dostosować jego konfigurację.

• Podczas instalacji moduł przypisywany jest domyślnie do jednego użytkownika w kancelarii – najczęściej do komornika, pełniącego rolę administratora.
• Konfiguracja jest wspólna dla całej kancelarii i obowiązuje u wszystkich użytkowników.
  

Aby sprawdzić i zmienić konfigurację:

1. Zaloguj się na konto użytkownika z uprawnieniami administratora.
2. Aby sprawdzić, kto pełni rolę administratora, najedź kursorem na pole ADMIN w lewym dolnym rogu ekranu.

3. Przejdź do ustawień, klikając ikonę użytkownika w prawym górnym rogu ekranu.
4. Z rozwijanego menu wybierz opcję Konfiguracja (ikona zębatki).

Po wejściu w konfigurację z panelu po lewej stronie wybierz MODUŁ SPINACZ.

Dostępne opcje konfiguracyjne

Moduł Spinacz oferuje szereg opcji pozwalających na dopasowanie jego działania do potrzeb kancelarii:

• Pobieraj wiadomości z Biura Podawczego z ostatnich … dni. Pozwala określić, z jakiego okresu mają być pobierane dokumenty. Użytkownik samodzielnie wpisuje liczbę dni, co umożliwia precyzyjne zarządzanie zakresem importowanych wiadomości.
• Odznaczaj sprawy archiwalne i umorzone. Po zaznaczeniu tej opcji, program automatycznie odznacza checkboxy przy sprawach oznaczonych jako archiwalne lub umorzone, eliminując je z bieżącego przetwarzania.
• Importuj z datą utworzenia pliku. Gdy opcja jest aktywna, paczki dokumentów zostają oznaczone datą ich utworzenia. Po jej wyłączeniu, jako data importu przyjmowany jest dzień faktycznego zaimportowania pliku do systemu.
• Sortuj skany zaczynając od nierozpoznanych. Umożliwia automatyczne sortowanie listy zaimportowanych dokumentów w taki sposób, by na górze znajdowały się skany nierozpoznane lub wymagające interwencji (oznaczone czerwonym tłem). Po odznaczeniu tej opcji dokumenty pozostają w kolejności ich wgrania lub zeskanowania.
• Wgrywaj przetworzone paczki plików. Jeśli opcja jest zaznaczona, możliwe jest ponowne wczytanie paczek, które zostały już przetworzone i zaimportowane. Gdy checkbox jest odznaczony, takie paczki są pomijane, co odciąża system i przyspiesza pracę.
• Automatycznie dopasuj PDF do wysokości okna. Dotyczy widoku skanu w centralnej części programu. Umożliwia automatyczne skalowanie dokumentu tak, by był dopasowany do wysokości okna – można wyświetlać go w całości (pomniejszony) lub tylko jego fragment (w powiększeniu).
• Rozwijaj automatycznie listę dokumentów. Steruje sposobem prezentacji listy zaimportowanych dokumentów po lewej stronie ekranu. Po aktywacji lista rozwija się automatycznie, umożliwiając odczytanie pełnych nazw plików. W wersji zwiniętej zapewnia większy obszar roboczy.
• Dodaj do wielu spraw dłużnika jako czynność powiązaną. Umożliwia przypisanie jednego skanu jednocześnie do wielu spraw powiązanych z tym samym dłużnikiem jako wspólnej czynności.
• Konwertuj skany do formatu A4. Program automatycznie przekształca dokumenty do formatu A4, zgodnego z wymaganiami np. Poczty Polskiej. Funkcja ta zapewnia spójność i prawidłowe odczytywanie dokumentów przez zewnętrzne systemy.

Moduł Spinacz umożliwia nanoszenie prezentaty – czyli oznaczenia kancelarii – bezpośrednio na importowane skany dokumentów.

Konfiguracja prezentaty:

1. W pierwszym polu wpisz nazwę kancelarii.
2. Możesz automatycznie pobrać dane, klikając przycisk „Wygeneruj treść”.
3. Za pomocą opcji ustawień marginesów określ, w którym miejscu na skanie prezentata ma być widoczna.
4. Aby zobaczyć efekt końcowy, skorzystaj z przycisku „Podgląd” i załaduj przykładowy plik PDF.
   

Dzięki temu masz pełną kontrolę nad wyglądem i umiejscowieniem prezentaty.

Uwaga: Wszystkie zmiany wprowadzone w konfiguracji zapisują się automatycznie.

Po zakończeniu konfiguracji możesz przejść do pracy z modułem Spinacz, wybierając go z menu po lewej stronie ekranu.

Dostęp do modułu Spinacz

Po poprawnym zalogowaniu i skonfigurowaniu programu:

1. Skorzystaj z menu bocznego (po lewej stronie ekranu).
2. Wybierz pozycję „Spinacz”, aby rozpocząć pracę w module.
   

Aby rozpocząć pracę nad dokumentami, należy wczytać je do modułu Spinacz. W pierwszym kroku wybieramy źródło, z którego pochodzą pliki. Mogą to być:

• Skany z dysku lokalnego,
• Biuro Podawcze,
• Nextcloud Kruk,
• Zwroty,
• Tytuły wykonawcze.

Skany

Po kliknięciu przycisku „Skany”, wskaż pliki z lokalnego folderu z dysku komputera.
Po zaznaczeniu plików i kliknięciu przycisku „Otwórz”, rozpocznie się ich wczytywanie i analiza. Postęp tej operacji jest wyświetlany na bieżąco na ekranie.

Spinacz automatycznie analizuje treść skanów przy użyciu technologii OCR (Optical Character Recognition), która umożliwia rozpoznawanie tekstu w dokumentach. Dzięki temu:

• wyszukuje sygnaturę KM – podstawowy identyfikator sprawy egzekucyjnej,
• rozpoznaje dane dłużnika, takie jak: imię, nazwisko, PESEL, NIP, REGON,
• identyfikuje nadawcę pisma – np. urząd skarbowy, ZUS, bank, innego komornika,
• określa typ dokumentu – np. odpowiedź na zajęcie.
  

Jeśli system odnajdzie sygnaturę KM i przynajmniej jedną zgodną daną dłużnika, pismo zostaje automatycznie przypisane do odpowiedniej sprawy.

Po wczytaniu spraw pojawi się okno z informacją o liczbie rozpoznanych dokumentów i pytaniem, czy podłączyć sprawy automatycznie.

Należy nacisnąć przycisk TAK,a następnie rozpocznie się import dokumentów. 

Po jego zakończeniu na ekranie pojawi się informacja z podsumowaniem importu.

Ekran modułu Spinacz – podział funkcjonalny

Ekran roboczy modułu Spinacz podzielony jest na trzy główne sekcje:

1. Lista dokumentów (lewa strona ekranu)
   Zawiera wszystkie wczytane skany. Informacje przy każdym pliku to:
   
   • nazwa pisma rozpoznana przez system (górna linia),
   • oryginalna nazwa pliku (dolna linia).
     
2. Podgląd skanu (środek ekranu)
   Pokazuje aktualnie zaznaczony dokument. Pomaga użytkownikowi znaleźć dane dłużnika lub sprawy, aby przypisać dokument do odpowiedniej sygnatury. Znalezione dane można wykorzystać do wyszukania sprawy w prawej sekcji modułu.
3. Zarządzanie dokumentami (prawa strona ekranu)
   Sekcja umożliwiająca wyszukiwanie spraw, podgląd ich danych oraz dodawanie czynności do programu komorniczego.

Po zakończeniu analizy i imporcie, wczytane pliki zostaną wyświetlone na liście.

Wczytane pliki mogą się różnić kolorem tła.

• kolor niebieski- dokument został już zaimportowany. Program oznacza tak te pozycje, które zostały dodane do historii spraw w systemie komorniczym.
• kolor czerwony – dokument wymaga interwencji użytkownika.Program nie był w stanie sklasyfikować typu pisma lub nie udało się powiązać numeru sprawy z danymi zawartymi w dokumencie.
• kolor zielony – oznacza, że program rozpoznał nazwę pisma i powiązał jego sygnaturę z danymi konkretnej sprawy w systemie. Pliki z zielonym tłem są gotowe do zaimportowania do programu komornika bez dodatkowej interwencji użytkownika w celu identyfikacji pisma czy sprawy.

Co należy zrobić z dokumentem z czerwonym tłem.

Kliknij na dokument z czerwonym tłem na liście po lewej stronie – dokument zaznaczy się automatycznie, będzie podkreślony intensywnym kolorem i pogrubioną czcionką oraz pojawi w podglądzie na środku ekranu.

Sprawdź treść skanu w środkowym panelu – poszukaj:

• sygnatury kancelarii (np. KM2/24),
• danych dłużnika (imię, nazwisko, PESEL, NIP, REGON itp.).

W prawym górnym rogu wpisz te dane w wyszukiwarce spraw, aby odnaleźć właściwą sprawę.

Po znalezieniu sprawy wybierz ją z listy wyników. 

W momencie gdy w polu wyszukiwania wpiszesz dłużnika pojawi się dodatkowe okno, na którym należy zaznaczyć interesujący nas wynik i zatwierdzić przyciskiem “wybierz”.

Użytkownik ma możliwość ściągnięcia do panelu pozostałych spraw z którymi dłużnik jest powiązany jako synonim lub scalony, poprzez kliknięcie przycisku „S” przy numerze sprawy.

Jeżeli dłużnik ma więcej niż jeden adres można go podejrzeć i zmienić przy pomocy menu rozwijanego. 

Jeżeli w sprawie jest więcej niż jeden dłużnik lub więcej niż jeden wierzyciel, po wybraniu ich przy pomocy menu rozwijanego zmienią się dane wyświetlane w panelu.

Po kliknięciu w zakładkę z nr sprawy wyświetlają się informacje z danymi. Możliwe jest dodanie skanu do wszystkich spraw dłużnika lub do wybranych, poprzez zaznaczenie “check boxa” ✅ obok sprawy.

Dla usprawnienia zaznaczania rodzaju spraw wg stanu przygotowane są przyciski filtrujące:

• Wszystkie, 
• Czynne,
• Zawieszone,
• Zakończone.

Filtrowanie spraw pozwala na szybsze odnalezienie właściwej sprawy, do której ma zostać przypisane pismo, szczególnie w przypadku dłużników posiadających wiele postępowań.

W razie potrzeby uzupełnij opis czynności (nazwa pisma) i ustaw datę klikając w ikonę kalendarza lub wpisując ręcznie.

• Jeśli chcesz dodać prezentatę kliknij w ikonę stempla – po kliknięciu zmieni ona kolor na czerwony i pojawi się data prezentaty. Jest to informacja, że prezentata została aktywowana. 
• Dodatkowo możesz wybrać opcję “nie udostępniaj”. W tym celu kliknij w ikonę przekreślonego koła obok prezentaty. Czerwony kolor oznacza, że opcja została aktywowana.

Klikając w przycisk z 3 kropkami, obok daty (kalendarza) – pojawi się lista dodatkowych dostępnych opcji:

W tym miejscu także można aktywować prezentatę oraz opcję nie udostępniaj. 

Dodatkowo istnieje możliwość wyboru rodzaju czynności i ustawienia opisu do wszystkich spraw: 

Następnie kliknij przycisk „Importuj”, aby dodać dokument do systemu komornika.

Po imporcie dokument zmieni kolor na niebieski i program automatycznie przejdzie do kolejnego pisma z listy. 

Panel z przyciskami na górze ekranu

Przywracanie wcześniej wczytanych dokumentów

W module Spinacz istnieje możliwość szybkiego powrotu do wcześniej wczytanych dokumentów. W tym celu należy kliknąć w listę rozwijaną z paczkami, która znajduje się w górnej części modułu.

Lista zawiera wszystkie zestawy dokumentów (tzw. paczki) zaimportowane do Spinacza – każda opisana jest datą i godziną wczytania. Wybierając odpowiednią paczkę, można przywrócić widok dokumentów, który był aktywny podczas danego importu.

To przydatna funkcja, jeśli chcesz wrócić do poprzednich plików bez potrzeby ponownego ich wczytywania z dysku.

W panelu z przyciskami znajduje się także opcja “Wgraj”. Po kliknięciu w ten przycisk, z listy rozwijanej możemy wybrać źródło wczytywania plików bez konieczności wychodzenia i ponownego uruchamiania modułu Spinacz.

Ostatnim przyciskiem w górnym panelu jest opcja z 3 kropkami. Po kliknięciu w nią mamy 2 opcje do wyboru:

• Autoimport – to funkcja, która umożliwia automatyczne zaimportowanie wszystkich dokumentów, które zostały wczytane i rozpoznane przez system, bez potrzeby ich ręcznego zatwierdzania pojedynczo. Jest to przydatna opcja, gdy użytkownik chce zaimportować dokumenty zbiorczo po ich wcześniejszym przejrzeniu i ewentualnym uzupełnieniu informacji.

Różnice między Autoimport a Importuj

• Autoimport – Działa na wszystkich dokumentach, które zostały rozpoznane i są gotowe do zaimportowania. Jest to opcja bardziej zbiorcza, pozwalająca na szybkie przetworzenie większej liczby dokumentów na raz.
• Importuj – Ta opcja działa na jednym dokumencie, który został właśnie wybrany i przeglądany. Użytkownik musi zaimportować dokumenty pojedynczo.

• Wyczyść– W przypadku potrzeby rozpoczęcia pracy od nowa lub usunięcia błędnie dodanych plików, można skorzystać z tej opcji i wyczyścić całą listę.

Biuro podawcze

Biuro podawcze w aplikacji komornika służy do odbierania dokumentów z zewnętrznych źródeł, takich jak e-Urząd Skarbowy oraz e-Doręczenia.

Po kliknięciu w kafelek „Biuro podawcze”, Spinacz automatycznie pobiera wszystkie niepodłączone dokumenty, które jest w stanie przetworzyć. Następnie dokumenty te są analizowane w taki sam sposób jak skany – z podziałem na kolorowe oznaczenia oraz z możliwością ich przeglądu i przypisania do spraw.

Należy pamiętać, że:

• Nie wszystkie dokumenty mogą zostać pobrane – np. te z nieznanymi rozszerzeniami lub niektóre pliki XML.
• Dokumenty, których nie udało się przetworzyć, należy obsłużyć ręcznie w module Biura Podawczego.
• W ustawieniach Spinacza można określić liczbę dni wstecz, z których mają być pobierane dokumenty – ma to wpływ na wydajność systemu.
  Większość pism z Urzędu Skarbowego jest poprawnie rozpoznawana, a Spinacz potrafi odnaleźć w nich KMK oraz dane dłużnika.
  

Widok modułu Biura Podawczego jest zorganizowany w ten sam sposób jak w przypadku importu skanów:

• Po lewej stronie – lista dokumentów oznaczonych kolorami tła.
• W środku – podgląd zaznaczonego pisma,
• Po prawej stronie – panel do zarządzania sprawami i dodawania czynności.

Zwroty

Sekcja Zwroty służy do obsługi korespondencji niedostarczonej, czyli takiej, która wróciła do kancelarii z adnotacją, że nie została odebrana przez adresata.

Spinacz umożliwia automatyczne podłączanie zwrotów poprzez rozpoznawanie kodu kreskowego znajdującego się na kopercie. Na podstawie tego kodu system identyfikuje, do jakiej sprawy należy dana przesyłka oraz jaki dokument był wcześniej wysyłany.

Moduł ten znacząco przyspiesza pracę z korespondencją zwrotną, minimalizując potrzebę ręcznego przypisywania dokumentów i wyszukiwania spraw.

Informacje o skanerze OCR

Zalecane ustawienia:

• Rozdzielczość: 300 dpi
• Tryb: czarno-biały
• Kontrast: -20 (opcjonalnie)
• Jasność: -10 (opcjonalnie)
  

Parametry mogą się różnić w zależności od urządzenia.

Kontakt

W razie dodatkowych pytań dotyczących działania aplikacji prosimy o kontakt mailowy na adres: pomoc@efektivo.pl. Po otrzymaniu zgłoszenia niezwłocznie się odezwiemy i pomożemy.